שכר העובדים הוא אחת ההוצאות המרכזיות בארגון. כשנתוני הנוכחות, הסכמי העבודה ותלושי השכר אינם מתואמים, גם טעות קטנה עלולה לחזור מדי חודש ולהקשות על המעקב אחר עלויות ההעסקה.
שירות בקרת השכר של מאזנים פיננסים נועד לתת להנהלה תמונה ברורה של נתוני השכר והתהליך שמאחוריהם: לזהות פערים, לברר את מקורם ולבנות סדר פעולות לטיפול. ניתן לבחון את השכר גם כשהוא מחושב במחלקה פנימית או אצל ספק חיצוני, בהתאם להיקף הבדיקה שסוכם.
למי מיועד השירות
השירות מיועד לבעלי חברות, מנהלי כספים, מנהלי משאבי אנוש ומעסיקים שרוצים להבין כיצד נתוני ההעסקה מתורגמים לשכר בפועל. הוא מתאים לחברות, עמותות וארגונים עם עובדים חודשיים, שעתיים או בעלי רכיבי תגמול משתנים.
- ארגונים שגדלו ומבקשים לבחון אם תהליך השכר מתאים להיקף הפעילות הנוכחי.
- חברות שעוברות מערכת שכר או מחליפות גורם מטפל ורוצות לבדוק את נתוני המעבר.
- מעסיקים שמזהים תלונות חוזרות, הפרשי שכר או פערים בין דוחות הנוכחות לתלושים.
- הנהלות שמבקשות בקרה תקופתית על נתוני השכר ועל עלות ההעסקה.
מה כולל השירות
בתחילת העבודה מגדירים את תקופת הבדיקה, קבוצות העובדים והמסמכים הדרושים. לפי הצורך ניתן להתמקד בנושא מסוים או לבחון כמה שלבים בתהליך:
- התאמת נתוני יסוד: היקף משרה, שכר בסיס, מועדי תחילה ושינויים בתנאי ההעסקה מול המסמכים שנמסרו.
- נוכחות ורכיבי שכר: התאמה בין שעות העבודה, היעדרויות, תוספות ותשלומים משתנים לבין החישוב בתלוש.
- יתרות וזכויות: בחינת נתוני חופשה ומחלה, רכיבי הבראה והפרשות, בהתאם למסגרת ההעסקה הרלוונטית.
- התאמות בין דוחות: הצלבת נתוני מערכת השכר, ריכוזי שכר ואסמכתאות העברה ככל שנכללו בבדיקה.
- תיעוד וזרימת מידע: בדיקת האופן שבו שינויים, אישורים וחריגים עוברים ממשאבי אנוש ומהמנהלים אל הגורם שמחשב שכר.
- ממצאים והמלצות: ריכוז הפערים שנמצאו, שאלות להשלמה והצעות לשיפור תהליך הבקרה.
המטרה היא לאפשר טיפול ממוקד בממצאים ומעקב אחר התיקון שלהם. היקף הבדיקה והתוצרים נקבעים מראש לפי צורכי הארגון והמידע הזמין.
אופן העבודה
- מיפוי הצורך: היכרות עם מבנה הארגון, אוכלוסיית העובדים, מערכת השכר והנושאים שחשוב להנהלה לבדוק.
- איסוף מידע: תיאום העברת תלושים, דוחות נוכחות, מסמכי העסקה ודוחות משלימים לתקופה שנבחרה.
- בדיקה והבהרות: הצלבת הנתונים וקבלת הסברים מהגורמים הרלוונטיים לפני גיבוש הממצאים.
- הצגת תוצאות ומעקב: מסירת תמונת מצב מסודרת, קביעת סדרי עדיפויות ותיאום בדיקה חוזרת לפי הצורך.
אפשר להתחיל מבדיקה ממוקדת ולבחון בהמשך בקרה מחזורית. תדירות העבודה נקבעת לפי מורכבות השכר, השינויים בארגון ומטרת הבדיקה.
שאלות ותשובות
מה ההבדל בין חשבות שכר לבקרת שכר?
חשבות שכר עוסקת בניהול השוטף: חישוב השכר, הפקת תלושים והכנת דיווחים. בקרת שכר בוחנת את הנתונים ואת התהליך כדי לזהות אי־התאמות ולטפל בהן. ניתן לשלב בין שני השירותים או לקבל בקרה על שכר שמנוהל אצל גורם אחר.
האם צריך להעביר אליכם את ניהול השכר?
לא. אפשר לתאם בדיקת נתונים גם כשהשכר נשאר במחלקת השכר של הארגון או אצל ספק קיים. נגדיר מראש את המידע הדרוש ואת שיתוף הפעולה עם הגורם המטפל.
מה כדאי להכין לפגישת ההיכרות?
מספר עובדים, ענף פעילות, מערכת השכר, תקופת הבדיקה המבוקשת ותיאור קצר של הנושאים לבדיקה. בשלב הראשון אין צורך לשלוח בטופס הפנייה תלושי שכר או פרטים אישיים של עובדים.
האם בקרת שכר היא בדיקה של בודק שכר מוסמך?
מדובר בהיקפי שירות שונים. כאשר נדרשת בדיקה תקופתית מכוח החוק להגברת האכיפה של דיני העבודה, יש להגדיר את הדרישה ולוודא שהבדיקה תבוצע בידי בעל הסמכה מתאימה. אין לראות בתיאור השירות התחייבות לאישור מסוג זה. למידע על בודקי שכר מוסמכים באתר משרד העבודה.
איך מתחילים?
השאירו את פרטי העסק או הארגון וציינו שאתם מעוניינים בבקרת שכר. נבחן יחד את הצורך ונגדיר את היקף העבודה המתאים.
שירותים משלימים: חשבות שכר · הנהלת חשבונות.
